【ビジネス英語】電話を受けるときに役立つフレーズ10選!電話対応マニュアル

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ビジネス英語の電話対応マニュアル!英語で電話を受けるときの会話の流れ、そして困ったときに役立つフレーズ10選を紹介します。「こんなとき、英語でなんて言えばいいの?」にお答えします。

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【基本】ビジネスで電話を受ける流れ

最初に電話を受けたときの流れを紹介します。今回、紹介するのはビジネスで使えるフォーマルな英語です。

  1. ペンギンちゃん

    Hello, Thank you for calling.
    THE RYUGAKU, This is Penguin. How may I help you?

    (お電話ありがとうございます。
    ザ留学のペンギンです。ご用件を承ります。)

※Helloの部分は、時間帯に合わせてGood morningやGood afternoonに代えるといいです。

  1. This is Giraffe, from ABC company.
    Could you connect me to Mr. Lion, please?

    (ABCカンパニーのキリンですが、ライオンさんに繋いでもらえますか?)

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    Just a moment, please.
    Let me transfer your call to Mr. Lion.

    (少々お待ちください。担当者にお繋ぎします。)

※Mr. Lionの部分は担当者名またはthe person in charge(担当者)をよく使います。
略語のPICを使う人もいるので、一緒に覚えておくといいです。

基本的な流れは要件を伺い、担当者につなぐパターンが多いです。

英語が聞き取れなかった場合

電話の写真です

ビジネス場の電話対応で相手が言ってることがわからなくて、困ってしまったことがあるとよく聞きます。
電話対応で困ってしまったシーン別に役に立つビジネス英語を紹介します。

  1. ペンギンちゃん

    電話対応で聞き取れなくて困ってしまった経験ある・・・

  1. でもこの3つを覚えておくともう怖くないよ!

    キリン先輩

英語フレーズ1:早口で聞き取れない

・I'm sorry, could you repeat that more slowly, please?
恐れ入りますが、もう一度ゆっくりお話していただいてもよろしいでしょうか?

英語フレーズ2:声が小さくて聞き取れない

・I'm sorry, could you speak a little louder, please?
恐れ入りますが、もう少し大きい声でお話していただいてもよろしいでしょうか?

英語フレーズ3:英語に自信がない

・I'm sorry, I don't speak English well.May I transfer you to my coworker?
申し訳ございませんが、あまり英語を話せないので他の者に代わってよろしいでしょうか?

英語フレーズ4:電波が悪い・雑音がひどい

・I'm sorry I can't hear you very well.
申し訳ございませんが、良く聞こえません。

・I’m afraid we have a bad connection.
恐れ入りますが、電波が悪いです。

  1. もしフレーズが出てこなかったら「Sorry?」だけでもOKだよ

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    それならカンタンだね!

電話の相手が誰かわからない場合

基本的に電話をかける場合、所属と名前を名乗ります。
もし要件のみを伝えられたときはどこの、誰からの電話なのかを確認しましょう。

英語フレーズ5:名前・会社名を聞く

・May I have your name, please?
お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか。

・Can I have your company name, please?
会社名をお聞きしてもよろしいでしょうか。

  1. よく聞く「What’s your name?」はカジュアルな表現だから、ビジネスで使うなら丁寧なMay I have〜かCan I have〜がいいよ

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    May I ask who’s calling, please?(どちら様でしょうか?)という言い方もあるよね

  1. どれも失礼にならないから言いやすいフレーズで尋ねて大丈夫だよ

    キリン先輩

担当者が不在の場合

オフィスの写真です

英語フレーズ6:不在を伝える

担当者が忙して対応できない

・I’m afraid he is in a meeting at the moment.
恐れ入りますが、彼は現在ミーティング中です。

・He is not available at this monent.
彼は今電話に出ることができません。

・He is not at his desk right now.
現在、席を外しております。

英語フレーズ7:電話を掛け直す

・Shall I ask him to call you back?
彼に折り返しの電話をするようお伝えしましょうか。

  1. 折り返しの電話を頼まれたら「May I have your phone number, please?(電話番号をお願いします)」と相手の番号を確認しよう

    キリン先輩

英語フレーズ8:言伝を受ける

・May I take a message?
メッセージを承りましょうか?

伝言をお願いされたら

・I’ll tell him your message when he back in the office.
彼がオフィスに戻り次第、メッセージをお伝えします。

相手を待たせた場合

担当者の確認に時間がかかってしまったときに、言えるお詫びのフレーズを覚えておくと便利です。

英語フレーズ9:お詫びの一言

・I'm sorry to have kept you waiting.
大変お待たせして、申し訳ございません。

少し待ってもらうとき

担当者に確認する必要があり、少し待ってもらう場合は相手に伝えてましょう。

・Could you wait for a moment, please?
少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか。

電話を切る場合

いろんなフレーズを使い分けるのは大変なので、1フレーズを丸暗記するだけで十分です。

英語フレーズ10:電話の終わり方

・Thank you for calling, Bye.
お電話ありがとうございました。

・Thank you for calling, Have a good day.
お電話ありがとうございました。

・Don’t hesitate to call again.
またお気軽にご連絡ください。

【まとめ】ビジネスで電話を受ける流れ

最後に、紹介したビジネス英語で「電話を受ける」ときに役立つフレーズのおさらいをします。

  1. ペンギンちゃん

    Good afternoon, Thank you for calling.
    THE RYUGAKU, This is Penguin. How may I help you?

    (お電話ありがとうございます。
    ザ留学のペンギンです。ご用件を承ります。)

  1. This is Giraffe.
    Could you connect me to Mr. Lion, please?

    (キリンですが、ライオンさんに繋いでもらえますか?)

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    Excuse me, Can I have your company name, please?

    (失礼ですが、会社名をお伺いしてもよろしいでしょうか。)

  1. This is Giraffe, from ABC company.

    (ABCカンパニーのキリンです。)

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    Thank you.
    Could you wait for a moment, please?

    (ありがとうございます。少々お待ちいただいてもよろしいでしょうか。)

  1. Sure.

    (大丈夫です)

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    I’m afraid he is in a meeting at the moment.
    May I take a message?

    (恐れ入りますが、彼は会議中です。メッセージを承りましょうか?)

  1. Yes, please tell him to send the bill by email.

    (はい、請求書をメールにてお送りくださいとお伝えお願いします。)

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    Of course.
    I’ll tell him your message when he back in the office.

    (かしこまりました。
    彼がオフィスに戻り次第、メッセージをお伝えします。)

  1. Thank you.

    (ありがとうございます。)

    キリン先輩
  1. ペンギンちゃん

    Thank you for calling, Have a good day.

    (お電話ありがとうございました。)

一例にすぎませんが、ビジネス電話の対応の流れを知っておくことで焦らず対応できます。

電話対応に慣れてない、対応が難しい場合は、
I'm sorry, May I transfer you to my coworker?
(申し訳ございませんが、他の者に代わってもよろしいでしょうか。)
だけでも覚えておきましょう。

全ての英語フレーズを覚えなくてもいい

電話を繋ぐを表す英語表現だけでも

  • I’ll put you through〜
  • I’ll transfer you〜
  • I’ll connect you〜

のように複数あります。

どれも正しいので、全てのフレーズを覚える必要はありません。
最初は1場面ごとに1フレーズで十分です。

今回のビジネスで使える電話を受けるフレーズはいかがだったでしょうか?
この記事がビジネス英語を勉強している皆さんの役に立てば嬉しいです。

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