留学中に身内に不幸が!急な一時帰国をする際にすべきことまとめ

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近親者の突然の訃報など、海外生活をしている中での一時帰国は、意外とよくあることです。そんな急な出来事において、先ず何から手を付けるべきか。どこで何の手続きをして、旅行保険は何をサポートしてくれるのかなど、調べることも出てくるでしょう。ここでは、ニュージーランドに住んでいる筆者が急な一時帰国をした経験から、日本に帰る前にすべきこと、日本に滞在中にすべきこと、そして、現地の旅行保険を申請した経験から、海外に戻ってからすべきことなどをご紹介します。

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急な一時帰国が決まったらすべき4つのこと

空港の電光掲示板

もし、あなたが急に日本へ一時帰国をしなくてはならないとき、まずは以下の4点を冷静に確認しましょう。

1.加入している海外旅行保険の保障内容を確認

保険会社やプランによって異なりますが、まずは自分の加入している保険のプランが、急な一時帰国の旅費が保障されるかどうか、どの場合に保険が適用されるかを確認します。

特に海外で契約した保険の場合、保障の内容が国内のみに限られていることもありますので、まずは、適用できるかどうかを見極めましょう。

2.学校や職場に連絡

当然ですが、帰国する旨を学校や職場に連絡しなければなりません。小さな職場でも、ちゃんとしたところなら忌引きの制度もあります。ただし、それまでに働いた期間や雇用形態に寄って内容が変わってきます。

たとえ海外だからと言って曖昧な報告、ラフな再出勤ではやはり失礼ですので、何日間の休みが必要でいつ帰って来るのかを明確にしておくのがマナーです。

3.飛行機の予約・到着後の移動手段を確認

急なことですので、翌日の便となると飛行機も安くはないでしょう。少しでも安く、且つ、早く着ける便を探すには色々な方法がありますが、Sky scannerなどの格安航空の比較サイトを使えば、そこまで時間も取られないでしょう。

少しでも安く行きたい場合、乗り換えが多いプランになってしまうこともありますが、それでは時間がかかり過ぎてしまいます。

Jetstarなどの格安の航空会社を選ぶ手もあれば、中には各航空会社の公式ウェブサイトで往復チケットを購入した方が安い場合もあったり、逆に往路と復路を別々で検索して購入することで、比較サイト上のプランよりも安く、又早く到着出来る場合もあります。先ずはいくつか調べてみた上で購入しましょう。

また、空港から最寄り駅までの地下鉄やバスは何時に出るのか、新幹線はどこから乗るのかなど、日本についてからの足も事前に調べておくとスムーズに事が運びます。

4.帰国前にやっておく必要がある事を確認

海外での生活で毎週行っていることや家賃の支払いなど、日常生活の雑務を確認していきましょう。一例として筆者の場合は以下のようにリストアップしました。

  • 毎週支払っている家賃を、翌週にまとめて支払うことをオーナーに連絡
  • 次週の習いごとを欠席することを先生に連絡
  • 月をまたぐことになるので、翌月の電車のマンスリーパスを購入
  • 悪くなってしまいそうな食材の処分
  • 溜まった洗濯物を片付け
  • こちらの生活では不要な物、季節が過ぎた物などのパッキング(ついでに持ち帰った方が本帰国の時に少しでも荷物を減らせます)

どうでもいいことのようですが、意外と忘れがちな細々とした落とし穴です。やれることはやっておいた方が後々困らないので、できることはやっておきましょう。

日本滞在中にすべきこと

レシートの束

続いて、以下2点は日本滞在中にすべきことです。帰国後、保険の事後申請において必要事項となります。

1.帰国に際かかった旅費(交通費)の明細、領収書をとっておく

インターネットで購入した飛行機のe-チケットは、購入日時/渡航日時/料金を含む詳細が記されたデータを残しておきましょう。新幹線など、国内での移動で費用がかかった場合も、領収書をとっておくと良いです。

2.故人の死亡診断書をスキャン、又は写真を撮っておく(身内が亡くなった場合)

保険の事後申請時に、渡航目的の証明として提出を求められます。身内の手元にあるうちに、早めにデータ化しておくことをおすすめします。

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海外に戻ってからの流れ

パソコンを見ている男性

ここからはニュージーランドに住む筆者が、ニュージランドに戻ってから実際に行ったこと、現地の旅行保険に関する事後申請の実体験を含めお伝えします。

まずは戻ったことを職場へ連絡

筆者の働いていたカフェでは、半年働いた雇用者には3日間の忌引き休みが与えられました。その時点で私はまだ1ヶ月程しか働いていませんでしたが、マネージャーの計らいにより休んだ週には9時間分の手当が出ました。

海外の旅行保険事後申請(ニュージランドでの実体験)

ここからは現地の旅行保険の事後申請に入ります。

何か起こる前に保険会社の約款を確認しておく

始めにお伝えしておきますが、実際に筆者に戻って来た金額は、かかった費用の約1割程度でした。保険適用範囲の期間を過ぎていたことなど、理由はさまざまでしたが、色んな資料を呼んで単語を調べながら疲弊してここまでやったのにというよりは、日常会話レベルの英語力の自分でもここまでやり通して、少しでもお金が返って来るだけのことができたという達成感の方が大きかったです。

私自身もこんなに早い段階で自分が一時帰国をするとは思っておらず、何も準備ができていなかったためにこういった結果となりましたが、どうせ返って来るなら当然率が高い方が良いものです。

だからこそ先に挙げたように、旅程を決める前に一度保険会社の約款を確認しておくことが重要となります。

利用した保険会社について

Southern Cross Travel Insuranceという、100%ニュージーランド資本の保険会社です。この保険会社を選んだポイントは、保険料も安く国内でも認知度が高いというところでした。

現地に到着した後に加入したので、2017年7月6日〜2018年5月4日の保険期間でGST(商品サービス税)含め合計$345でした。

高額で全てを保障してくれる安心安全な日本の海外保険会社との違いは、価格だけではなく、事後申請の対応は全て英語というところもあります。時間も労力も要しますが、ひとつずつ丁寧に、諦めずに挑戦してみましょう。

保険会社のウェブサイトや電話にて申請内容を確認

正直、ウェブサイトを見てもよく分からず、電話をかけてみました。日本語が分かる担当者がいなかったため、なんとか聞き取れる部分を理解していきました。担当者の方からは、以下の説明を受けました。

  • 対応できる保険のカテゴリーと内容、カバーされる金額の割合
  • オンライン上で一時申請をし、その後の処理内容が後にメールで届くこと
  • 保険会社からの必要項目が満たされなければ、クレームの承認が遅れるか、権利が破棄されてしまうこと
  • 質問は随時電話やメールでも受け付けてくれること

担当の方もこちらの英語が不十分である事を理解していただき、ゆっくりと丁寧に説明して下さいました。

実は事前にメールでの対応確認もしておりましたが、返信がなかなかなかったため、電話をするに至りました。後日返信遅滞の謝罪のメールをいただきました。質問はメールよりも電話の方が迅速にことが運びます。

ウェブサイトにて一時申請

ウェブサイトの「Make a Claim」のページより、順に習って内容を入力していきます。

  • 被保険者本人のPolicy Number/生年月日/姓/メールアドレスを入力し、保険証券を照会
  • 保険の対象となるカテゴリー(この場合は「Changes to your Journey 」を選択し、内容を出来るだけ詳しく入力、かかった費用の報告
  • 費用を報告出来る書類を添付

以上3点をオンライン上で提出後、保険会社から次の処理内容がメールで届きます。

必要書類の提出

一時申請で送った物も含め、渡航の内容を明確に出来る物を保険会社に提出します。送られてきたメールへの返信と共に添付するか、郵送します。私は書類のほとんどが日本語だったため、手書きで補足を足し、郵送で送りました。ここで送った書類は以下の通りです。

往路/復路のE-チケット
送られてきたE-チケットをプリントアウト。

新幹線の切符
金額の記載が有るものを用意します。筆者は領収書を取り忘れたため、切符で代用しました。

銀行の入出履歴
旅費は全て日本のデビットカードで支払ったので、支払の証拠となるように念のために送付。往路のフライトは価格表記がユーロ計算だったため、表示金額の統一の意味もあり。

保険会社側から追跡のオプションを提案されていたので一応着けましたが、特に追跡も確認しないうちに2日で届きました。封書が無事に届けば保険会社からメールが来ます。

そこから15日営業日以内に処理が行われた後、結果が再びメールで届きます。

追加要項を送る

処理後、不足している情報を補うため、追加で必要となる書類の提出が求められます。筆者の場合は、以下のものを提出するよう連絡がきました。

  • 故人の死亡診断書
  • 往路の航空券を、故人が亡くなる前に購入したのかどうか確認できる文章(予約日時が明確な状態のものを用意)

最初の書類提出で全てが補えていれば追加の提出は求められないので、できるだけ内容を詳しく、明確な物を選んで送るようにしましょう。追加要項の送付は、メールの返信にて行いました。その後再び返信が来た後、大体1週間程で結果報告のメールが来ます。

結果報告

2度目の書類提出から約1週間後、結果報告のメールが支払の明細と共に届きました。補助の申請をした費用は、往復の航空券代と新幹線の料金、合計20万円程です。日本での電車賃や地下鉄の料金は、証拠となるものがなかったので除きました。

そして、結果として戻ってきたのは1割となりました。

理由は色々ありますが、この保険がニュージーランド国内でのみ適用され、渡航後5日間までは保障されますが、それを越えるとニュージーランド国外での費用は適用外とみなされることが一番大きな理由でした。

食費や宿代なども保障されるようなので、覚えていれば、残せる証拠はとにかく残しておいた方が良いでしょう。

最後に

留学中、近親者の突然の訃報があったとしましょう。遠い異国の地でその報告を受け、最初に考えるのは「帰るか/帰らないか」です。

もし自分の肉親を失ったとして、訃報を受けた翌日に飛行機が取れたとします。数回の乗り換えが必要であったり、日本に到着する時刻の関係上電車もなく、結局実家に着くのはその翌日。

もしかしたら葬儀には間に合わないかもしれない。家族も無理をしなくて良いと言っている。そうした場合にどうするのかは、家族の意向や、亡くなった方が自分にとってどれほど近しい関係であったかにもよるでしょう。

最終的には自分の判断であり、又それについて考えている時間もありません。ここで帰らないことが冒涜であるのかと言えば、そういうことでもありません。

日本にいる家族がこちら側の長時間の移動を考えて、状況が状況だからとの気遣いから、帰らない人もいるでしょうし、中には、かなり心が痛むことですが、親族から事後報告の場合もあるかもしれません。

これは確かに気持ちの問題ではありますが、時間もお金も体力も費やす非常に現実的なことです。

そんな中、帰ることを選択した場合、そこから直ぐさま行動を開始しなければなりません。日本で起きる同じ出来事に比べて、異国の地でその身に起きる出来事というのは何故だか複雑に思えて焦ってしまいがちです。

予期せぬことに対して必ずしも全てが完璧にこなせるとは限りませんが、何事も備えあれば憂いなしです。ひと呼吸置いて一度冷静になり、その時に何が必要であるかをひとつひとつクリアにしていけば、全てを終えてからの負担も軽減できるでしょう。

何もないのが一番ですが、この記事が、もしもの場合にお役に立てれば幸いです。

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wk

オーストラリアでの一年のWHを終え、只今お隣のニュージーランドにて新たな経験を求めて再びWH中です。英語力はまだまだの普通の日本人ですが、同じ様に思っている方々を少しでも勇気づけられれば幸いです。

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