アメリカで交流イベントを企画する際に注意すべき点とは?<英語のイベント告知メール例文あり>

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アメリカに来たものの現地の友人ができにくいことに悩んでいる方はいませんか?特に社会人になると人と会うことが多くても、永続的な友人関係を結ぶことは難しくなります。そんな方はイベントを企画して新しい出会いや交流のチャンスを作るのはひとつの手です。だけどイベントを企画するなんて簡単にできるものなのでしょうか?大丈夫です。ここではアメリカで数多くのイベントをこなしてきた私がイベント企画のコツ注意点、英文での告知メールの書き方などのノウハウを伝授します。

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企画しやすいイベントとは?

バーベキューパーティの様子
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まずは集まる内容ですが、やはり多人数で行うべき内容であることが好ましいです。BBQパーティー、カヤック、ボーリング、ビリヤード、リンゴ狩り、海水浴、スキー、ジェットスキー、日本食夕食会などは評判が良く人も集めやすいです。

旅行などはよっぽどの仲の良い集団でない限り避けた方が無難でしょう。旅行はお互いの良いところ悪いところが見えてくる可能性が高く、密度があまりに濃くなるためです。

ちなみに、誕生日会はやらない方が無難です。参加者がプレゼントを持ち寄らねばならず、アメリカでは日本より誕生日会が一般的とはいえ、その時間と費用から見て参加者が集まらない可能性が高いからです。

一番の難関「日付の設定」攻略法

スケジュール帳

社会人になれば一番難しいのは日付の設定です。社会人となれば家族のこと、出張、私用などでスケジュールは千差万別。参加人数が増えれば増えるほど、皆が集まれる日付はなかなか見つからなくなることは間違いありません。

ここで避けなければいけないのは、招待したい相手全員に一斉に同一メールを送り、いつ都合が良いか尋ねる行為です。一人ひとり答えは当然違い、その大量かつ繁雑なメールを他の人たちも受け取ることになり、読み手側がうんざりし私のメールを読むことを止める可能性が高くなります。

よって、私はまず最初に、最優先で参加して欲しい人たちに個別にメールを送り、都合の良い日付の候補を出してもらう。その際、必ずしも期待に添えないことを明記しておきます。

そこで集まった日付の候補日を基に日付を決定し、その日付で集まりをやることを全体メールで告知。そして人数がもっと欲しかったら、その日付で集まりをやることを前提にして、他の人にもメールを送り、人数を調整する、という方法をとっています。この方法だと、万一日付を決めても参加人数がゼロということにはならず、キャンセルの可能性も低くなるからです。

最低でも2週間前には告知するようにしましょう。

英語での告知メールの書き方

Eメールを送っている様子のイラスト

告知メールの書き方ですが、大事なのは、日時、場所、内容、費用を明瞭簡潔に記載することです。

最近私はカヤックのイベントを行ったのですが、実際に私が書いたメールが下記になります。このメールは皆にメールで個別に都合を尋ねたあと、参加希望者全員に送った告知メールです。よって、メール受信者はすでに私がカヤックのイベントをしたいことを知っています。

告知メール英文例

Hi everyone,

Please mark your calendar!

I have decided to make an event: Morning Canal Tour on Sunday, 07/29/2018

Morning Canal Tour (we need to arrive at 9:30 AM)
from $40.00
This is an easy morning paddle through Detroit's beautiful East side Canals.

We will spend most of our time cruising through some of the city’s best kept secrets; the canals and islands of Detroit’s East side. We will leave Detroit River Sports base camp and paddle to Greyhaven Island to view the historic Fisher Mansion. After a short paddle on the Detroit River itself, we will move to the upper canals and visit Harbor Island and Fox Creek. In addition to intimate views of the East side canals and islands, this tour also offers great views of Belle Isle, Downtown, and beyond. Please arrive 30 minutes prior to departure for check-in and plan for 2.5-3 hours total. Be sure to complete the payment process online in order to reserve your spots!
http://www.detroitriversports.com/tour-guide/morning-canal-tour-sundays-at-10am-1

Please book your kayak online now.

My cell is *********.

Look forward to hearing from you soon!

告知メールの注意点

ここでの注意点は、カヤックの予約を個別に自分で行って欲しいと明記している点です。つまり、幹事役の私が皆の代わりにグループで予約をすると、当日ドタキャンした人の分まで費用を負担せねばならず、トラブルの原因になりえます。

また当日、費用の精算を行わなければいけないので、手間も増えます。よって、参加者一人一人に自分で自分のカヤックを予約してもらうようにしてもらい、費用の負担を避けているのです。

さらに場所と時間を明記することによって情報を正確に伝えようとしているのですが、これでも問題が発生しました。参加者のひとりが私がカヤックのイベントをしようとしていると彼女の友人たちに口頭で告知。その友人たちはその週末に行われるのかと勘違いし、あせって予約してしまいました。

しかし実際のイベントはその後の日程だったので、話が噛み合わず、自分たちの間違いに気づいたということがありました。アメリカではパーティーなどに自分の友人を連れて行くことは普通のことなので、イベントを行うことの難しさを感じた一件でした。

なにはともあれ、当日アメリカ、スロバキア、フランス、日本国籍の計7人が参加。私はカヤックが終わったあと、近場のアメリカンパブを予約しておき、皆で和やかに会食。イベントを企画してよかったなと思いました。

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食事で注意すべきこと

食事テーブルの様子

食事会を開催するときは注意が必要です。理由としては参加者の宗教、慣習が絡んでくるからです。

アメリカではベジタリアンと言っても、赤身の肉だけを食べない人を指す場合があり(よって魚や鶏は食べる)、イスラム教徒やユダヤ教徒では豚肉を食べない場合が多いです。

また小麦に含まれるグルテンに対するアレルギーの人、乳糖不耐症の人、好き嫌いの激しい人がいるので、話はさらにややこしくなります。もし食べることをメインに企画を行う場合、参加者一人一人に何を食べ、何を食べないのかを事前に尋ねることは必須となります。

この辺りの事情は以下の記事を参考にすると良いでしょう。

参考リンク

いいことばかりじゃない?幹事が注意すべきこと

悲しい顔の絵文字

私はイベントを行うことによって数多くの友人を得ることができました。その反面、人間の裏表も見ることになり、これは幹事役の宿命ではないかと思います。

以前、姑息な手段で費用を節約しようする女性の参加者がいました。彼女は夕食会に参加しても財布を持ってこず、支払いになっても素知らぬ顔。結局幹事役の私が費用を立て替えたのですが、次回会っても費用を返却せず、さらに飲み食いをする始末。

挙句の果てには毎日私の親友宅に押しかけ、レストランでの夕食代を彼らに支払わせること一週間。ついに私は三行半を突きつけました。

また、人によっては頻繁にドタキャンを繰り返し、幹事役を混乱させる方がいます。基本的に私は予定が重なっても先約を優先させることにしています。なぜならドタキャンをすると相手側は自分が軽んじられたように感じられ人間関係にヒビが入りかねないからです。

よって、誘われた際の回答はつねに「Yes」「No」をはっきりし、次回予定が合ったらまた誘ってもらうように頼むのが大人の礼儀というものです。

また、経験からいって一番費用分担が難しいのが夕食会です。そのグループの中でお酒を大量に飲む人と飲まない人が同席する場合、費用を一律分配すると不均衡が生じ、さらに大皿で来ることの多いアジア料理だと、個別に請求することができないため、さらに不協和音を生みやすくなります。

よって、会食が始まる前に、レストラン側に料理と飲物を別計上にしてもらうよう頼み、食べ物は一律分配、飲み物は飲んだ人のみ支払ってもらうということにして、均衡をできるだけ取るようにしています。

またこのやり方に不満を持つ人は、私の友人ではありません。

最後に

以上、アメリカでイベントを企画する際のコツや注意点などについてご紹介しました。

こうやってイベントをスムーズにトラブルなく行うやり方をまとめてみると、日米でも人間関係のポイントは同じなのではないかと感じられる読者の方もいらっしゃるかもしれません。実際、私も在米20年近くですが、人間関係の難しさや煩わしさは同じだと思うようになりました。

一見アメリカ人はフレンドリー、日本人は礼儀正しく見えますが、その実、利害関係が絡むと人間は本性を現します。幹事役の仕事は不必要な利害関係を生じさせないよう、同じ目的に向かって集団を組織し誘導することにあります。

もし色々な国籍の人たちが入り乱れる集団でもうまい具合にイベントを企画できるようになってきたら、あなたの異文化コミュニケーションスキルは上級になったといっても過言ではないでしょう。健闘を祈ります。

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この記事を書いた人

命かげろう
命かげろう

初めまして!日本の大学を卒業した後、米国の大学院に留学し漂流し続けること10数年。今年で米国生活16年目になります。お笑い好きの40男が加齢臭を漂わしながら、ミシガン州デトロイト近郊から海外生活と留学の知恵や経験をお届けします。

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