１．電話をかけるとき

This is 〇〇, from ABC Store. Could I speak to Mr. Brown, please?
ABCストアの〇〇ですが、ブラウンさんはいらっしゃいますか？と言う意味です。必ず自分の名前を先に名乗りましょう。

似たような意味で他にも使える表現

May I speak to Mr. Brown, please?
ブラウンさんいらっしゃいますか？

I'd like to speak (talk) to Mr. Brown.
ブラウンさんをお願いします。

Could you connect me to Mr. Brown, please?
ブラウンさんに繋いでもらえますか？

２．電話を受けるとき

ABC Store, 〇〇speaking. May I help you?
ABCストアの〇〇です。ご用件をお伺いします、という意味です。定番のフレーズですね。「ABC Store. How may I help you?」だけでも結構ですが、自分の名前を名乗った方が良いでしょう。

受けた電話を繋ぐときの表現

Hold the line, please. I will connect you. または I will put you through.
お待ちください、今お繋ぎします。

Just a moment, please. Let me transfer this call to someone in charge.
少々お待ち下さい。担当者に電話を回します。（この表現は本当に良く使います。「someone in charge」で「担当者」という意味です。）

３．電話に出られないことを伝えるとき

I'm sorry, but he is out of the office now.
申し訳ありませんが、彼は只今外出中です、という意味です。「He is out to lunch」で昼食に出ているという意味になります。

他にも覚えておきたいフレーズ

I'm afraid he can't come to the phone right now.
彼はあいにく電話に出ることができません。

I'm afraid he is already gone home.
恐れ入りますが、彼はもう退社しました。

I'm afraid he has taken the day off today.
恐れ入りますが彼は本日休みをもらっています。

I'm afraid he is in a meeting at the moment.
申し訳ありませんが、彼は只今会議中です。（「be meeting with a customer」で「接客中です」という意味です。）

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４．メッセージを受けるとき

Could I take a message?
ご伝言をお受けいたしましょうか？という意味です。また「May I take a message?」や「Would you like to leave a message?」も同じ意味になります。

他にも覚えておきたいフレーズ

I will give him the message.
彼に伝言をお伝えします。

I will tell him that you called.
お電話頂いたことを彼に伝えます。

I will have him call you when he is back.
彼が戻り次第、電話をさせるようにします。

Could I have your phone number?
あなたの電話番号を教えて頂けますか？

Could you spell your name, please?
お名前の綴りを教えて頂けますか？（名前が聞き取れなくて何度も名前を聞くよりも、スペルを聞いた方が効率的です。）

５．メッセージを残すとき

Could I leave a message?
伝言を残したいのですが、という意味です。相手が訪ねてくれない場合に、自分から伝言を頼むときに使います。「I'd like to leave a message.」でもOKです。

他にも覚えておきたいフレーズ

Could you please ask him to call me as soon as possible?
至急お電話下さるよう伝えて頂けますか？

Would you tell him that I will call back at around 6:00pm?
6時頃に再度お電話差し上げますとお伝え頂けますか？

６．その他に良く使うフレーズ

電話が遠いとき

I'm sorry I can't hear you very well.
申し訳ありませんが、良く聞こえません。

間違い電話の際

I'm sorry but you have the wrong number.
恐れ入りますが、番号を間違えていらっしゃいます。

相手を待たせた場合

I'm sorry to have kept you waiting.
大変お待たせして申し訳ありません。

まとめ

いかがでしたか？何度も口に出して練習すれば、実際の電話対応で焦ることもなくなります。恥ずかしがらずに、自信を持って対応することが大切です。